Depuis 3 ans, l’agence a opéré une véritable transformation dans ses modes de travail. Les outils collaboratifs ont été totalement intégrés par l’ensemble des collaborateur.rice.s pour gagner en efficacité, en agilité et en partage.
Pendant le confinement, le télétravail devient la norme. Aussi, nous souhaitions partager quelques bonnes pratiques des deux principaux outils que nous utilisons au quotidien et autour desquels s’organise l’équipe : Slack et G Suite.
Pour chacun eux, voici 3 astuces pour gagner en sérénité.
Slack, une communication collaborative.
Beaucoup connaissent déjà Slack, un outil professionel pour communiquer de manière collaborative au sein d’une entreprise. Pour l’utiliser au mieux, téléchargez les applications pour ordinateur (Windows – Mac) et mobile (Android – iOS).
Oubliez les e-mails avec 10 collègues en copie, Slack vous propose une organisation en groupes de travail au sein de canaux de discussion.
3 astuces Slack que nous aimons
1/ Gérez vos notifications
Pour travailler efficacement, il ne faut pas être interrompu.e toutes les 5 minutes. La bonne gestion des notifications est donc essentielle. Cliquez sur la cloche en haut à gauche de l’interface (sur ordinateur) ou sur les 3 petits points (sur mobile) pour paramétrer vos notifications.
Pour aller plus loin dans le paramétrage de vos notifications, regardez ce tuto réalisé par Slack.
2/ Programmez des rappels
Vous n’êtes pas disponible tout de suite ou souhaitez éviter la charge mentale ? Programmez des rappels ! Au survol d’un message, un menu d’options apparaît. Cliquez sur les trois petits points puis sur “Me le rappeler”. Choisissez la temporalité et Slackbot se chargera de vous notifier en temps et en heure.
Notez que vous pouvez aussi vous écrire à vous-même dans les messages directs et ainsi accédez au menu de rappels.
3/ Connectez G Suite à Slack
Si vous utilisez G Suite, vous pouvez facilement partager vos documents avec d’autres collaborateur.rice.s dans vos canaux dédiés, en donner les accès et échanger sur leur contenu sans quitter Slack.
Connectez votre agenda et consultez-le directement dans Slack. Si vous êtes en réunion, votre statut se met automatiquement à jour.
G Suite, une suite d’outils collaboratifs
Ne travaillez plus tout.e seul.e sur un document ou une présentation, qui en plus, n’est pas la dernière version. Dans la suite d’outils de Google, retrouvez notamment Docs (traitement de textes), Sheets (tableurs), Slides (présentations type PowerPoint).
3 astuces G Suite que nous aimons
1/ Suggérez des corrections
Lorsque vous travaillez à plusieurs sur un document GDoc et que vous souhaitez apporter des corrections et propositions, ne modifiez pas le texte sans en avertir les autres. Utilisez le mode suggestion disponible en haut à droite de votre écran.
Vous pouvez ajouter du texte qui est bien visible grâce à une autre couleur et proposer vos suggestions. Une carte apparaît alors sur le bord droit de votre document.
Les personnes qui travaillent avec vous peuvent valider, refuser et commenter votre proposition.
2/ Attribuez des tâches
Dans votre document, lorsque vous surlignez une phrase ou un paragraphe, un “+” apparaît sur le bord.
- Cliquez dessus pour ouvrir une carte.
- Dans le champ texte, insérez un arobase + un mail pour attribuer une tâche à quelqu’un.
- Cochez “Attribuer à …”
- Un email est envoyé à la personne mentionnée.
3/ Créez des modèles de Slides
Pour harmoniser l’ensemble de vos présentations et y intégrer votre charte graphique, nous vous conseillons de concevoir des masques de diapositives.
- Cliquez sur “Diapositive” dans le menu.
- Cliquez sur “Modifier le masque” dans le menu déroulant.
Vous pouvez ensuite définir pour chaque typologie de diapositive une mise en page particulière et un design reprenant la charte graphique de votre marque.
Lorsque vous ajoutez une nouvelle diapositive à votre présentation, au lieu de cliquer sur le “+”, cliquez sur la flèche juste à côté. Vous retrouvez alors les différentes mises en page que vous avez préalablement créées.
Pour finir, on vous envoie quelques ondes positives ici.